Privacyverklaring Valk Exclusief Hotels en Restaurants

1. Toepasselijkheid Privacyverklaring

De Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en handelingen van de Valk Exclusief hotels en restaurants (“Valk Exclusief”) die verband houden met de diensten die zij aanbieden c.q. faciliteren in de ruimste zin van het woord. In Bijlage 1 vindt u ook de contactgegevens voor alle privacy gerelateerde vragen.

De Privacyverklaring is niet van toepassing op de activiteiten die verband houden met sollicitanten en personeel. Daarvoor heeft Valk Exclusief een afzonderlijke privacyverklaring vastgesteld en gepubliceerd. De Privacyverklaring is tevens niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door partijen waarvan Valk Exclusief uw persoonsgegevens heeft ontvangen (zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, sociale mediabedrijven), noch op de verwerking door enige andere derde partij. Wij verwijzen wat betreft dergelijke verwerkingen naar de privacyverklaring van deze organisaties.

2. Aanvaarding verwerking van persoonsgegevens

Door registratie voor-, of door gebruik te maken van, onze producten of diensten bevestigt u dat u kennis heeft genomen van de inhoud van de Privacyverklaring en dat u akkoord bent met de wijze van verwerking van persoonsgegevens door Valk Exclusief zoals in de Privacyverklaring is beschreven. In de situaties waar Valk Exclusief vanuit toepasselijke privacywet- en regelgeving verplicht is om voor de verwerking van uw persoonsgegevens expliciet toestemming te vragen en u deze toestemming verstrekt, aanvaardt u eveneens akkoord te gaan met hetgeen in deze Privacyverklaring is beschreven.

3. Aard, doel, grondslag, bewaartermijn van de verwerking van persoonsgegevens en het delen van persoonsgegevens met derde partijen

Valk Exclusief verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden, op basis van verschillende grondslagen en gedurende een bepaalde termijn. Zij deelt deze persoonsgegevens – indien dit noodzakelijk is voor haar dienstverlening – met derde partijen. Hieronder tref je een overzicht aan.

4. Verstrekken en delen van uw gegevens met derde partijen

4.1 Doorgifte van uw persoonsgegevens

Voor het kunnen leveren van bepaalde diensten en om aan het verwachte niveau van gastvrijheid en service te kunnen voldoen, kunnen we uw persoonlijke informatie delen binnen Valk Exclusief, met onze dienstverleners en andere derden. We delen alleen uw persoonsgegevens met derde partijen als hier een gerechtvaardigd belang voor is, u hier uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting. Wij dragen er zorg voor dat het delen van gegevens alleen plaatsvindt indien de derde de gegevens verwerkt op basis van onze instructies, verwerking noodzakelijk is, deze voldoende passende (beveiligings-)maatregelen neemt en ons garandeert zich te houden aan de geldende privacy wet- en regelgeving. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) ontvangers aan.

1. Valk Exclusief: Bedrijven die behoren tot of gelieerd zijn aan Valk Exclusief, allemaal actief zijn in de hotelsector en die uw gegevens nodig hebben om de gekozen diensten correct te kunnen verstrekken. Het enige doel van deze overdracht is het vermogen om op een juiste manier diensten aan u te kunnen verstrekken.
   
   
2. Evenementorganisaties/bedrijven: als u Valk Exclusief bezoekt als onderdeel van een groepsevenement of meeting, kan informatie, verzameld voor de planning van het evenement of de meeting, worden gedeeld met de organisators en, indien van toepassing, met de gasten die de meeting of het evenement organiseren of eraan deelnemen.
   
   
3. Dienstverleners: we zijn afhankelijk van derden als IT-dienstverleners, software-onderhoudspartijen en financiële dienstverleners zoals betaaldiensten om namens ons diensten en producten te leveren en kunnen uw persoonlijke informatie met hen delen als dat passend is. We kunnen ook dienstverleners gebruiken om nieuws te communiceren en promotie- en transactiemateriaal aan u te verschaffen namens ons, waaronder gepersonaliseerde online reclame in naleving met uw voorkeuren en toepasbare wetgeving. Indien u er voor kiest om gebruik te maken van self check-in of het digitaal verifiëren van uw identiteit, schakelen wij dienstverleners in met wie wij persoonsgegevens delen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening van deze partijen.
   
   
4. Overig: bovendien kan Valk Exclusief persoonlijke informatie delen om:

• geldende wet- en regelgeving na te leven;
• te reageren op overheidsverzoeken of gerechtelijke bevelen;
• geldige wettelijke procedures na te leven;
• de rechten, privacy, veiligheid of het eigendom van Valk Exclusief, gasten of medewerkers te borgen;
• de voorwaarden van onze diensten af te dwingen;
• te reageren op een noodgeval.

4.2 Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER

Valk Exclusief kan persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Wanneer persoonsgegevens door ons buiten de EER worden verwerkt, zullen we zorgen voor een passend niveau van bescherming van de overgedragen gegevens. We vereisen dat serviceproviders en andere dienstverleners passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

4.3 Ontvangst van persoonsgegevens (bronnen)

Voor het kunnen leveren van bepaalde diensten en aan het verwachte niveau van gastvrijheid en service te kunnen voldoen, ontvangen wij soms gegevens van andere organisaties. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) bronnen aan:

1. Valk Exclusief: Bedrijven die behoren tot Valk Exclusief (zie Bijlage 1) en de daaraan gelieerde partijen kunnen uw gegevens delen met het betreffende hotel om de gekozen diensten correct te kunnen uitvoeren. Het enige doel van deze overdracht is het vermogen om correct diensten aan u te kunnen verstrekken.
   
   
2. Boekingsorganisaties/online travel agents: de hotels van Valk Exclusief zijn via diverse websites en apps te boeken. Het betreffen websites en apps van Valk Exclusief (valkexclusief.nl), van Van der Valk (www.valk.com) of van derde-organisaties. Indien u via een website of app boekt, worden uw gegevens en overige informatie aan het desbetreffende hotel doorgegeven.
   
   
3. Werkgever/opdrachtgever: indien u zakelijk in een hotel van Valk Exclusief verblijft, kan het zijn dat uw werkgever of opdrachtgever gegevens van u aan ons heeft verstrekt.
   
   
4. Evenementorganisaties: als u Valk Exclusief bezoekt als onderdeel van een groepsevenement of meeting, kan informatie, verzameld voor de planning van het evenement of de meeting, worden aangeleverd door de organisators en, indien van toepassing, de gasten die de meeting of het evenement organiseren of eraan deelnemen.
   
   
5. Sociale media: Indien u ervoor kiest om zich via Facebook of Apple aan te melden in de Valk Exclusief app, ontvangt Valk Exclusief van Facebook of Apple (aanvullend op uw accountgegevens) uw naam, profielfoto en e-mailadres.
   
   
6. Valk Exclusief Membership: partijen die samen met Valk Exclusief het Valk Exclusief Membership realiseren (en optimaliseren). Het gaat daarbij om de volgende specifieke partijen:
   1. Valk voor Thuis;
   2. ValkWijn;
   3. ValkSlagerij;
   4. Valk Energy.

5. Cookies

Valk Exclusief verwijst u hierbij naar de separate cookieverklaring (Bijlage 2).

6. Beveiliging en maatregelen

Wij hanteren een hoog niveau van beveiliging van gastgegevens. Gegevens van gasten worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot gegevens door medewerkers van Valk Exclusief geschiedt op basis van noodzakelijkheid, gegeven de functie van de betreffende medewerkers (Need-to-know principe). Valk Exclusief toetst periodiek de beveiliging van haar gegevensverwerkingen en onderliggende IT systemen. Ingeval van uitbesteding van gegevensverwerkende processen aan derde partijen maken wij met deze partijen afspraken over adequate beveiliging van de persoonsgegevens. De getroffen maatregelen zijn in lijn met geldende privacy wet- en regelgeving. Absolute (100%) beveiliging van persoonsgegevens kan echter niet worden gegarandeerd. Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.

7. Uw rechten

Als gast van Valk Exclusief of bezoeker van één van onze websites kunt u een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht van de persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

1. Recht op inzage
   U hebt het recht om aan Valk Exclusief te vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Als wij gegevens van u verwerken hebt u het recht om inzage te krijgen in de betreffende persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, eventuele bronnen of ontvangers van deze persoonsgegevens en de bewaartermijn.
   
   
2. Recht op rectificatie
   Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen om dit te corrigeren.
   
   
3. Recht op verwijdering
   U kunt ons verzoeken om door ons verzamelde persoonsgegevens van u te verwijderen in de volgende gevallen:
• de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld of anderszins verwerkt;
• indien de toestemming op basis waarvan de verwerking geschiedt door u is ingetrokken;
• de persoonsgegevens worden door ons onrechtmatig verwerkt;
• wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
• wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.
4. Recht op beperking
   Als u een onjuistheid in uw persoonsgegevens hebt gemeld bij ons of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zolang we uw verzoek in behandeling hebben. U kunt ons ook om beperking van de verwerking verzoeken als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden en u deze nodig hebt voor een rechtsvordering.
   
   
5. Recht op overdraagbaarheid
   Indien de verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens aan u over te dragen. Ook kunt u ons vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
   
   
6. Recht op bezwaar
   U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt of als wij uw persoonsgegevens gebruiken voor directe marketingdoeleinden.
   
   

Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kan dit alleen door een e-mail te zenden aan het e-mailadres van het desbetreffende hotel (zie Bijlage 1 bij de Privacyverklaring). Uw verzoek dient aan de wettelijke vereisten te voldoen. Wij kunnen verlangen dat u zich identificeert voordat we een verzoek in behandeling nemen. Valk Exclusief zal u binnen vier weken informeren over haar besluit, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog meer tijd nodig hebben. In dat geval zullen wij u meedelen waarom wij meer tijd nodig hebben en hoelang het nog zal duren.

Houd er rekening mee dat Valk Exclusief onder omstandigheden of op basis van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving geheel of gedeeltelijk kan weigeren aan uw verzoek te voldoen.

8. Contact en identificatie

Voor overige vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het desbetreffende hotel van Valk Exclusief. Deze contactgegevens treft u aan op de Bijlage 1 bij de Privacyverklaring. Geef s.v.p. duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en om welk verzoek het gaat, zodat wij binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen reageren.

Voor vragen over deze Privacyverklaring kunt u opnemen met:

Valk Exclusief
T.a.v. de Privacy Coördinator
Winthontlaan 4a
3526 KV Utrecht
privacy@valklegal.nl

9. Wijziging van de Privacyverklaring

Valk Exclusief kan wijzigingen aanbrengen in de Privacyverklaring. Wijzigingen van de Privacyverklaring zullen direct via de websites vermeld op Bijlage 1 worden vermeld en zijn onmiddellijk, integraal en onverkort van toepassing op het privacy beleid van Valk Exclusief. Valk Exclusief raadt daarom aan om regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.

10. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op de Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen tussen partijen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Bijlagen:

1. Valk Exclusief vestigingen en entiteiten;
2. Cookieverklaring

Versie oktober 2023