Datenschutzerklärung Valk Exclusief Hotels und Restaurants

1. Anwendbarkeit der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist anwendbar auf alle Aktivitäten und Handlungen der Valk Exclusief-Hotels und -Restaurants („Valk Exclusief“), die mit den Dienstleistungen zusammenhängen, die von ihnen angeboten beziehungsweise im weitesten Sinne des Wortes unterstützt werden. In Anlage 1 finden Sie auch die Kontaktdaten für alle Datenschutz-Fragen.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für die Aktivitäten, die mit Bewerbungen und Personalangelegenheiten zusammenhängen. Dafür hat Valk Exclusief eine gesonderte Datenschutzerklärung festgestellt und veröffentlicht. Diese Datenschutzerklärung gilt außerdem weder für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Partner, von denen Valk Exclusief Ihre personenbezogenen Daten erhalten hat (wie beispielsweise Buchungsorganisationen, Reisebüros, Arbeitgeber, Social-Media-Unternehmen), noch für die Verarbeitung durch jegliche andere Dritte. Im Hinblick auf solche Verarbeitungen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung der jeweiligen Organisationen.

2. Annahme der Verarbeitung personenbezogener Daten

Indem Sie sich für unsere Produkte oder Dienstleistungen anmelden oder diese in Anspruch nehmen, bestätigen Sie, dass Sie den Inhalt der Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben und dass Sie mit der von Valk Exclusief in der Datenschutzerklärung beschriebenen Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten einverstanden sind. In allen Situationen, in denen Valk Exclusief aufgrund der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften dazu verpflichtet ist, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuholen und in denen Sie diese Einwilligung erteilen, erklären Sie damit außerdem, dass Sie mit dem Inhalt der vorliegenden Datenschutzerklärung einverstanden sind.

3. Art, Zweck, Grundlage und Aufbewahrungsfrist für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte

Valk Exclusief verarbeitet verschiedene Arten personenbezogener Daten zu verschiedenen Zwecken, auf verschiedenen Rechtsgrundlagen und während bestimmter Fristen. Wenn dies für die von Valk Exclusief zu erbringenden Dienstleistungen erforderlich ist, werden diese personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. Nachstehend treffen Sie einen Überblick an.

4. Bereitstellung und Weitergabe Ihrer Daten an Dritte

4.1 Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Damit wir bestimmte Dienstleistungen erbringen und Ihnen das Niveau an Gastfreundlichkeit und Service, das Sie von uns erwarten dürfen, bieten können, können wir Ihre personenbezogenen Informationen innerhalb von Valk Exclusief, an unsere Dienstleister und an sonstige Dritte übermitteln. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dafür ein berechtigtes Interesse vorliegt, wenn Sie dazu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder wenn dies für die Ausführung des Vertrags oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, damit die Daten nur unter der Voraussetzung weitergegeben werden, dass der jeweilige Dritte sich bei der Verarbeitung der Daten an unsere Anweisungen hält, die Verarbeitung erforderlich ist, der fragliche Dritte ausreichende geeignete (Sicherheits-)Maßnahmen trifft und uns zusichert, dass er sich an die geltenden Datenschutz-Gesetze und -Vorschriften halten wird. Hier folgt ein Überblick über die Empfänger(‑Kategorien):

1. Valk Exclusief: Alle Valk Exclusief angehörenden oder mit Valk Exclusief verbundenen Unternehmen, die alle im Hotelgewerbe aktiv sind und die Ihre Daten benötigen, damit die gewählten Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht werden können. Diese Übermittlung findet ausschließlich zu dem Zweck statt, Ihnen die Dienstleistungen in der gewünschten Weise erbringen zu können.
   
   
2. Event-Organisationen/-Veranstalter: Wenn Sie Valk Exclusief im Rahmen eines Gruppen-Events oder Meetings besuchen, können für die Planung des Events oder des Meetings erfasste Informationen an die Organisatoren und gegebenenfalls an die Gäste, die das Meeting oder Event organisieren oder daran teilnehmen, weitergegeben werden.
   
   
3. Dienstleister: Wir sind auf die Mitwirkung Dritter wie beispielsweise IT-Dienstleister, Software-Wartungsunternehmen und Finanzdienstleister wie z.B. Zahlungsdienste angewiesen, die in unserem Namen Produkte liefern und Dienstleistungen erbringen, und können Ihre personenbezogenen Informationen an diese Dritten übermitteln, wenn das angemessen ist. Außerdem können wir Dienstleister einsetzen, die Ihnen in unserem Namen aktuelle Meldungen senden und Werbe- und Transaktionsmaterialien bereitstellen, wie u.a. personalisierte Online-Werbung unter Beachtung Ihrer Präferenzen und der geltenden Gesetzes- und Vorschriftslage. Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Möglichkeit des Self-Check-ins oder der digitalen Überprüfung Ihrer Identität in Anspruch zu nehmen, beauftragen wir Dienstleister, an die wir personenbezogene Daten weitergeben, die für die Erbringung der jeweiligen Dienstleistungen erforderlich sind.
   
   
4. Sonstige Zwecke: Darüber hinaus kann Valk Exclusief personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken weitergeben:

• im Rahmen der Einhaltung der geltenden Gesetzes- und Vorschriftslage;
• im Rahmen der Reaktion auf behördliche Aufforderungen oder gerichtliche Anordnungen;
• im Rahmen der Einhaltung von geltenden gesetzlichen Verfahren;
• zur Gewährleistung der Rechte, des Datenschutzes, der Sicherheit oder des Eigentums von Valk Exclusief, Gästen oder Mitarbeiter(-innen);
• zur Durchsetzung der Bedingungen für unsere Dienstleistungen;
• zur Reaktion auf Notfälle.

4.2 Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR

Valk Exclusief kann personenbezogene Daten von den Niederlanden in das Ausland übermitteln. Werden personenbezogene Daten von uns außerhalb des EWR verarbeitet, so werden wir für ein geeignetes Schutzniveau für die übermittelten Daten sorgen. Wir verlangen, dass Service-Provider und andere Dienstleister geeignete Maßnahmen für die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Sicherheit der personenbezogenen Daten ergreifen.

4.3 Empfang von personenbezogenen Daten (Quellen)

Damit wir bestimmte Dienstleistungen erbringen und Ihnen das Niveau an Gastfreundlichkeit und Service, das Sie von uns erwarten dürfen, bieten können, empfangen wir manchmal Daten von anderen Organisationen. Nachfolgend treffen Sie einen Überblick über die Quellen(‑Kategorien) an:

1. Valk Exclusief: Alle Valk Exclusief angehörenden (s. Anlage 1) oder mit Valk Exclusief verbundenen Unternehmen können Ihre Daten an das jeweilige Hotel übermitteln, damit die gewählten Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht werden können. Diese Übermittlung findet ausschließlich zu dem Zweck statt, Ihnen die Dienstleistungen ordnungsgemäß erbringen zu können.
   
   
2. Buchungsorganisationen/Online-Reisebüros: Die Hotels von Valk Exclusief können über verschiedene Websites und Apps gebucht werden. Dabei handelt es sich um Websites und Apps von Valk Exclusief (www.valkexclusief.nl), von Van der Valk (www.valk.com) oder von Dritten. Wenn Sie eine Buchung über eine Website oder App vornehmen, werden Ihre Daten und sonstigen Informationen an das jeweilige Hotel weitergegeben.
   
   
3. Arbeitgeber/Auftraggeber: Wenn Sie sich im Rahmen einer Geschäftsreise in einem Hotel von Valk Exclusief aufhalten, wurden uns Ihre Daten möglicherweise von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber bereitgestellt.
   
   
4. Event-Organisationen: Wenn Sie Valk Exclusief im Rahmen eines Gruppen-Events oder Meetings besuchen, können für die Planung des Events oder des Meetings erfasste Informationen von den Organisatoren und gegebenenfalls von den Gästen, die das Meeting oder Event organisieren oder daran teilnehmen, bereitgestellt werden.
   
   
5. Soziale Medien: Falls Sie sich über Facebook oder Apple in der Valk Exclusief-App anmelden, erhält Valk Exclusief von Facebook oder von Apple (außer Ihren Benutzerkonto-Daten) auch Ihren Namen, Ihr Profilfoto und Ihre E-Mail-Anschrift.
   
   
6. Valk Exclusief Membership: Dabei geht es um Partner, die gemeinsam mit Valk Exclusief das Valk Exclusief Membership-Programm realisieren (und optimieren), nämlich:
   1. Valk voor Thuis;
   2. ValkWijn;
   3. ValkSlagerij;
   4. Valk Energy.

5. Cookies

Diesbezüglich weist Valk Exclusief Sie auf die gesonderte Cookie-Erklärung hin (Anlage 2).

6. Sicherheit und Maßnahmen

Im Hinblick auf die Sicherheit der Gästedaten legen wir Wert auf ein hohes Schutzniveau. Die Gästedaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Zugriffsgewährung zu personenbezogenen Daten für Mitarbeitende von Valk Exclusief erfolgt nur bei Bedarf unter Berücksichtigung der Funktion des jeweiligen Mitarbeiters/der jeweiligen Mitarbeiterin („Need-to-know“-Prinzip). Valk Exclusief überprüft regelmäßig den Schutz der Sicherheit der Datenverarbeitungen und der zugrunde liegenden IT-Systeme des Unternehmens. Im Fall einer Untervergabe von datenverarbeitenden Prozessen an Dritte treffen wir mit diesen Parteien Vereinbarungen über den adäquaten Schutz der Sicherheit der personenbezogenen Daten. Die getroffenen Maßnahmen müssen mit den geltenden Datenschutz-Gesetzen und -Vorschriften im Einklang sein. Ein absoluter (100%iger) Schutz der Sicherheit von personenbezogenen Daten kann jedoch nicht garantiert werden. Sollte trotz aller getroffenen Sicherheitsmaßnahmen doch ein Datensicherheitsvorfall eintreten, ergreifen wir Maßnahmen, damit die Folgen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Möglichen beschränkt werden.

7. Ihre Rechte

Als Gast von Valk Exclusief oder Besucher(-in) einer unserer Websites können Sie einen Antrag auf Einsichtnahme, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragung der personenbezogene Daten stellen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Außerdem haben Sie das Recht, eine von Ihnen erteilte Einwilligung zu widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt.

1. Recht auf Einsichtnahme
   Sie haben das Recht, Valk Exclusief um Auskunft zu bitten, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Falls wir Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie das Recht, Einsicht in die fraglichen personenbezogenen Daten und in die Zwecke der Verarbeitung, die eventuellen Quellen oder Empfänger dieser personenbezogenen Daten sowie die Aufbewahrungsfrist zu erhalten.
   
   
2. Recht auf Berichtigung
   Falls deutlich wird, dass die Daten unrichtig sind, können Sie einen Antrag auf Berichtigung der Daten stellen.
   
   
3. Recht auf Löschung
   In den folgenden Fällen können Sie einen Antrag auf Löschung von gegebenenfalls von uns erfassten personenbezogenen Daten von Ihnen stellen:
   • wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir diese erfasst oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, nicht mehr benötigt werden;
   • wenn Sie die Einwilligung, auf deren Basis die Verarbeitung geschieht, widerrufen haben;
   • wenn die personenbezogenen Daten von uns unrechtmäßig verarbeitet werden;
   • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung löschen müssen;
   • wenn wir Ihre Daten mit Hilfe von Mobiltelefon- oder Internet-Diensten erhoben haben.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
   Wenn Sie eine Unrichtigkeit in Ihren personenbezogenen Daten bei uns gemeldet oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung von uns verlangen, solange Ihr Antrag von uns behandelt wird. Sie können von uns auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten oder diese nicht länger zu den Verarbeitungszwecken benötigen und Sie diese zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen.
   
   
   
5. Recht auf Übertragbarkeit
   Wenn die Verarbeitung auf der Basis Ihrer Einwilligung stattfindet oder die Verarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführt wird, können Sie von uns verlangen, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten zu übertragen. Außerdem können Sie von uns verlangen, diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
   
   
6. Widerspruchsrecht
   

   Sie haben jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung von Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen. Dies gilt insbesondere für Profile, die wir auf der Grundlage Ihrer personenbezogenen Daten angelegt haben, oder wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zu direkten Werbezwecken nutzen.

Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie eines oder mehrere Ihrer oben aufgeführten Rechte in Anspruch nehmen wollen, können Sie dies ausschließlich in der Weise tun, indem Sie eine E-Mail an die E-Mail-Anschrift des jeweiligen Hotels schicken (s. Anlage 1 zur Datenschutzerklärung). Ihr entsprechender Antrag muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wir können verlangen, dass Sie sich identifizieren, bevor wir Ihren Antrag in Bearbeitung nehmen. Valk Exclusief wird Sie innerhalb von vier Wochen über die entsprechende Entscheidung informieren, außer wenn wir Ihnen innerhalb dieser Frist mitteilen, mehr Zeit zu benötigen. In diesem Fall werden wir Ihnen mitteilen, warum wir mehr Zeit benötigen und wie lange es noch dauern wird.

Bitte berücksichtigen Sie, dass Valk Exclusief unter bestimmten Umständen oder auf der Grundlage der anwendbaren (Datenschutz-)Gesetze und Vorschriften die Erfüllung Ihres Antrags ganz oder teilweise verweigern kann.

8. Kontakt und Identifizierung

Im Hinblick auf sonstige Fragen, Bemerkungen oder Beschwerden über die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie Kontakt mit dem jeweiligen Hotel von Valk Exclusief aufnehmen. Diese Kontaktdaten finden Sie in Anlage 1 zur Datenschutzerklärung. Bitte geben Sie in der Betreffzeile deutlich an, dass es um einen Antrag im Rahmen des Datenschutzes geht, und nennen Sie dabei auch die Art des Antrags, damit wir innerhalb der dafür geltenden Fristen reagieren können.

Wenn Sie noch Fragen über diese Datenschutzerklärung haben, können Sie Kontakt aufnehmen mit:

Valk Exclusief
An den/die Datenschutz-Koordinator(-in) (Privacy Coördinator)
Winthontlaan 4a
3526 KV Utrecht
privacy@valklegal.nl

9. Änderung der Datenschutzerklärung

Valk Exclusief kann Änderungen in der Datenschutzerklärung anbringen. Änderungen der Datenschutzerklärung werden umgehend über die Websites, die Anlage 1 zu entnehmen sind, bekanntgegeben und sind dann unverzüglich, integral und uneingeschränkt auf die Datenschutzpolitik von Valk Exclusief anwendbar. Valk Exclusief empfiehlt darum, regelmäßig zu überprüfen, ob Anpassungen vorgenommen worden sind.

10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Die vorliegende Datenschutz-Erklärung unterliegt dem niederländischen Recht. Der ausschließliche Gerichtsstand für eventuelle Meinungsverschiedenheiten ist das Gericht für den Gerichtsbezirk Niederlande-Mitte („Rechtbank Midden-Nederland“).

Anlagen:

1. Valk Exclusief-Niederlassungen und -Unternehmen;
2. Cookie-Erklärung Valk Exclusief

Fassung Oktober 2023