Privacyverklaring HKTD-applicatie Valk Exclusief

Privacyverklaring HKTD-applicatie

Indien de Gebruiker – in het kader van zijn werkzaamheden bij Valk Exclusief – gebruik moet maken van de HKTD-applicatie, dient er een account voor hem te worden aangemaakt. Valkenhorst Internet B.V. (Valk Digital), Front Office en HK supervisors zijn bevoegd de accounts aan te maken. Sommige van deze Gebruikers krijgen een device (iPod of iPhone) van Valk Exclusief, anderen gebruiken een eigen device.

Bij het gebruik van de HKTD-applicatie worden er door Valk Exclusief persoonsgegevens verwerkt. In deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) legt Valk Exclusief uit welke persoonsgegevens zij verwerkt, met welk doel en hoe de Gebruiker zijn privacy rechten kan uitoefenen. Daarnaast treft de Gebruiker overige relevante informatie aan in het kader van Gebruiker’s persoonsgegevens. Valk Exclusief vindt de privacy van de Gebruiker belangrijk. Valk Exclusief verwerkt persoonsgegevens van de Gebruiker op een zorgvuldige wijze en houdt zich daarbij aan toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Toepasselijkheid Privacyverklaring

De Privacyverklaring is van toepassing op het gebruik bij Valk Exclusief van de HKTD-applicatie door Gebruikers. Valk Exclusief informeert Gebruikers over de – bij het gebruik van de HKTD-applicatie – te verwerken persoonsgegevens.

2. Wat is het doel en de grondslag van de verwerkingen?

Valk Exclusief verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden op grond van haar gerechtvaardigd belang en toestemming van de Gebruiker. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens met welke doeleinden worden verwerkt.

HKTD-applicatie – locatiegegevens

Gebruikers kunnen met de HKTD-applicatie zien welke kamers schoongemaakt moeten worden en welke kamers mankementen hebben. Toestemming voor het verkrijgen van de locatiegegevens van de Gebruiker, wordt gebruikt voor toegang tot de exacte locatie van het apparaat van de Gebruiker. De exacte locatiegegevens zijn voor de HKTD-applicatie benodigd voor het openen van de deuren via de Mobile Key-functionaliteit, waarmee het mogelijk is om via bluetooth de sloten van de hotelkamers te openen. Enkel de Gebruikers met de volgende functies kunnen gebruikmaken van de Mobile Key-functionaliteit: Front office manager, TD-medewerker en -manager. Naast toestemming van de Gebruiker, heeft Valk Exclusief een gerechtvaardigd belang voor het gebruik van deze persoonsgegevens.

Accountgegevens – identificatie- en contactgegevens

Bij creatie en gebruik van een account voor de HKTD-applicatie worden de identificatie- en contactgegevens van de Gebruiker ingevoerd. Deze inloggegevens dienen ter afscherming van het gebruik van de HKTD-applicatie voor onbevoegden. De Gebruiker geeft toestemming voor verwerking van deze persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens van Gebruikers worden er door Valk Exclusief verwerkt bij gebruik van de HKTD-applicatie?

Valk Exclusief zal de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

1. locatiegegevens;
2. identificatie- en contactgegevens, zoals hierna uiteengezet (afhankelijk van de functiegroep).

Bron

De bovenvermelde persoonsgegevens ontvangt Valk Exclusief:

• locatiegegevens: rechtstreeks van de device, bij gebruik van de HKTD-applicatie. De device vraagt de Gebruiker om toestemming voor het “altijd”, “alleen tijdens het gebruik van de app”, “de app moet het elke keer opnieuw vragen” of “nooit” verwerken van zijn locatiegegevens. Op deze verwerkingen zijn de privacyverklaringen van Google en/of Apple van toepassing;

• accountgegevens: in de HKTD backoffice worden de accounts aangemaakt, in de backend worden deze accountgegevens opgeslagen.

4. Aan wie verstrekt Valk Exclusief persoonsgegevens?

Valk Exclusief verstrekt alleen persoonsgegevens aan andere partijen om de onder 2. en 3. vermelde verwerkingen te faciliteren en te kunnen doen plaatsvinden. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) ontvangers aan.

• (IT) service providers en softwarebedrijven, waaronder:

Bovendien kan Valk Exclusief persoonsgegevens delen om:

• geldende wet- en regelgeving na te leven;
• te reageren op overheidsverzoeken of gerechtelijke bevelen;
• geldige wettelijke procedures na te leven.

Valk Exclusief draagt er zorg voor dat het delen van persoonsgegevens alleen plaatsvindt indien de derde de gegevens verwerkt op basis van de instructies van Valk Exclusief, voldoende passende (beveiligings-)maatregelen neemt en aan Valk Exclusief garandeert zich te houden aan de geldende privacy wet- en regelgeving.

5. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER

Valk Exclusief kan persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zal Valk Exclusief zorgen voor een passend niveau van bescherming voor de overgedragen gegevens. Valk Exclusief vereist dat serviceproviders en andere dienstverleners passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

6. Hoe lang bewaart Valk Exclusief persoonsgegevens?

Valk Exclusief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven gemelde doelen, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de gegevens te bewaren of de Gebruiker voor de bewaartermijn toestemming heeft gegeven. Identificatie-en contactgegevens worden twee jaar bewaard.

7. Beveiliging en maatregelen

Valk Exclusief hanteert een hoog beveiligingsniveau voor persoonsgegevens van Gebruikers. Valk Exclusief treft passende organisatorische en technische maatregelen om vertrouwelijkheid en beschikbaarheid te waarborgen, alsook om onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tegen te gaan. Toegang tot persoonsgegevens van Gebruikers door Valk Exclusief, geschiedt op basis van “noodzakelijkheid” (need-to-know principe).

Valk Exclusief toetst periodiek de beveiliging van haar gegevensverwerkingen en onderliggende IT-systemen. Ingeval van uitbesteding van gegevensverwerkende processen aan derde partijen maakt Valk Exclusief met deze partijen afspraken over adequate beveiliging van de persoonsgegevens. De getroffen maatregelen zijn in lijn met geldende privacy wet- en regelgeving. Absolute (100%) beveiliging van persoonsgegevens kan echter niet worden gegarandeerd. Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zal Valk Exclusief maatregelen treffen om de gevolgen voor jouw privacy zoveel mogelijk te beperken.

De volgende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden/zijn getroffen om de persoonsgegevens van de Gebruikers te beschermen:

1. toegang door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord;
2. IP-restrictie.

8. Jouw privacy rechten

Als Gebruiker van de HKTD-applicatie kun je een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht van de persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht om een verleende toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van jouw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

1. Recht op inzage

Je hebt het recht om aan Valk Exclusief te vragen of zij persoonsgegevens van jou verwerkt. Als Valk Exclusief gegevens van jou verwerkt, heb je het recht om inzage te krijgen in de betreffende persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, eventuele bronnen of ontvangers van deze persoonsgegevens en de bewaartermijn.

1. Recht op rectificatie

Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kun je een verzoek indienen om dit te corrigeren.

1. Recht op verwijdering

Je kunt Valk Exclusief verzoeken om door Valk Exclusief verzamelde persoonsgegevens van jou te verwijderen in de volgende gevallen:

• de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor Valk Exclusief deze heeft verzameld of anderszins verwerkt;
• indien de toestemming op basis waarvan de verwerking geschiedt door jou is ingetrokken;
• de persoonsgegevens worden door Valk Exclusief onrechtmatig verwerkt;
• Valk Exclusief moet jouw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen.

1. Recht op beperking

Als je een onjuistheid in jouw persoonsgegevens hebt gemeld bij Valk Exclusief of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, kun je Valk Exclusief verzoeken de verwerking te beperken, zolang Valk Exclusief jouw verzoek in behandeling heeft. Je kunt Valk Exclusief ook om beperking van de verwerking verzoeken als je van mening bent dat Valk Exclusief jouw gegevens onrechtmatig verwerkt of deze niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden.

1. Recht op overdraagbaarheid

Indien de verwerking plaatsvindt op basis van jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, kun je Valk Exclusief verzoeken om jouw persoonsgegevens aan jou over te dragen. Ook kun je Valk Exclusief vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

1. Recht op bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die Valk Exclusief op basis van jouw persoonsgegevens heeft aangemaakt of als Valk Exclusief jouw persoonsgegevens gebruikt voor directe marketingdoeleinden.

Uitoefenen rechten

Wil je van één of meer van jouw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kan dit alleen door een e-mail te zenden aan het e-mailadres van het desbetreffende hotel (zie Bijlage 1 bij de Privacyverklaring). Jouw verzoek dient aan de wettelijke vereisten te voldoen. Valk Exclusief kan verlangen dat je je identificeert voordat Valk Exclusief een verzoek in behandeling neemt. Valk Exclusief zal je binnen vier weken informeren over haar besluit, tenzij Valk Exclusief je binnen die termijn laat weten dat zij nog meer tijd nodig heeft. Valk Exclusief zal daarbij aangeven hoeveel tijd zij nog nodig heeft en waarom zij die tijd nodig heeft.

Houd er alstublieft rekening mee dat Valk Exclusief onder omstandigheden of op basis van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving geheel of gedeeltelijk kan weigeren aan jouw verzoek te voldoen.

9. Identiteit- en Contactgegevens

Voor overige vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het betreffende hotel van Valk Exclusief. Deze contactgegevens tref je aan in Bijlage 1 bij de Privacyverklaring. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en om welk verzoek het gaat, zodat Valk Exclusief binnen de daarvoor geldende termijnen kan reageren. Desgewenst kun je ook een klachtenprocedure starten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van jouw klacht en kan besluiten om de klacht verder in behandeling te nemen.

Voor vragen over deze Privacyverklaring kunt u opnemen met:

Valk Exclusief
T.a.v. de Privacy Coördinator
Winthontlaan 4-6
3526 KV Utrecht
privacy@valklegal.nl

10. Wijziging van de Privacyverklaring

Valk Exclusief kan wijzigingen aanbrengen in de Privacyverklaring. Wijzigingen van de Privacyverklaring zullen direct via de websites – opgenomen in Bijlage 1 – worden vermeld en zijn onmiddellijk, integraal en onverkort van toepassing op het privacybeleid van Valk Exclusief. Valk Exclusief raadt daarom aan om regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.

11. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen tussen partijen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Versie september 2023