- Toepasselijkheid Privacyverklaring
De Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en handelingen van alle Valk Exclusief hotels en restaurants (“Valk Exclusief”) die verband houden met de diensten die zij aanbieden c.q. faciliteren in de ruimste zin van het woord. Bijlage 1 aan deze Privacyverklaring bevat een lijst van de hotels en restaurants die onder deze Privacyverklaring vallen. Op deze lijst vindt u ook de contactgegevens voor alle privacy gerelateerde vragen.
De Privacyverklaring is niet van toepassing op de activiteiten die verband houden met sollicitanten en personeel. Daarvoor heeft Valk Exclusief een afzonderlijke privacyverklaring vastgesteld en gepubliceerd. De Privacyverklaring is tevens niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door partijen waarvan Valk Exclusief uw persoonsgegevens heeft ontvangen (zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, sociale mediabedrijven), noch op de verwerking door enige andere derde partij. Wij verwijzen wat betreft dergelijke verwerkingen naar de privacyverklaring van deze organisaties.
- Aanvaarding verwerking van persoonsgegevens
Door registratie voor-, of door gebruik te maken van, onze producten of diensten bevestigt u dat u kennis heeft genomen van de inhoud van de Privacyverklaring en dat u akkoord bent met de wijze van verwerking van persoonsgegevens door Valk Exclusief zoals in de Privacyverklaring is beschreven.
In die situaties waar Valk Exclusief vanuit toepasselijke privacywet- en regelgeving verplicht is om voor de verwerking van uw persoonsgegevens expliciet toestemming te vragen en u deze toestemming verstrekt, aanvaardt u eveneens akkoord te gaan met hetgeen in deze Privacyverklaring is beschreven.
- Aard, doel en grondslag van de verwerkingen van persoonsgegevens
Valk Exclusief verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke verwerkingen voor welke doeleinden plaatsvinden.
- Kamer- en zaalboekingen
Voor (het boeken of aanvraag van) een kamer, vergaderruimte, zaal en/of andere hotelfaciliteit, hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Het betreft uw titel, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, handtekening, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens. Indien u van een zakelijke boeking gebruik maakt, zullen wij ook de naam en (adres)gegevens van uw werkgever en/of opdrachtgever verzamelen. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u verzamelen die voor onze dienstverlening van belang zijn en die u vrijwillig aan ons hebt verstrekt. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel om u beter van dienst te kunnen zijn zoals met welke allergieën wij rekening mee dienen te houden of dat u van de mindervaliden faciliteiten gebruik wenst te maken. Het staat u vrij om deze gezondheidsgegevens niet te verstrekken.
Als hotel zijn wij wettelijk verplicht om een aantal gegevens van onze gasten te registreren. Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan onze diensten, en hebben wij een gerechtvaardigd belang om bepaalde gegevens te verwerken ter bescherming van onze bedrijfsvoering en de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen borgen.
b. Restaurantreserveringen
Indien u in één van onze restaurants reserveert, verzamelen wij persoonsgegevens van u (zoals titel, naam, adres en voorkeuren) om de reservering te kunnen bevestigen en uw wensen voor uw reservering door te voeren. Daarnaast vragen wij u of wij met allergieën rekening dienen te houden.
Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan onze restaurantdiensten, alsook met uw toestemming.
c. Valkaccount en Valk Exclusief App
Indien u een reservering plaatst via één van onze websites, maken wij voor u een account aan die tevens te gebruiken is via onze Valk Exclusief app. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw titel, geslacht, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailgegevens. Indien u wenst te betalen via de Valk Exclusief app, vragen wij ook uw betaalgegevens. Via uw Valkaccount (en app) verzamelen wij informatie over uw betalingen, verblijven, voorkeuren, loyaltypunten ten behoeve van kortingen alsook uw restaurant ID nummer (zie punt 3.d van de Privacyverklaring).
Als Valk Exclusief member hebt u tevens de keuze om van de self check-in service van Valk Exclusief gebruik te maken. Indien u van deze service gebruik wenst te maken, verwerken wij aanvullend uw handtekening en het type identiteitsbewijs waarmee u zich heeft geïdentificeerd. U kunt u er tevens voor kiezen om uw betaalgegevens en kenteken te koppelen aan uw Valkaccount.
Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de Valkaccount diensten, alsook met uw toestemming.
d. Restaurant ID
Wij bieden speciale kortingen aan personen die deel willen nemen aan ons Restaurant ID-programma. Voor het aanmaken van een Restaurant ID-account vragen wij uw titel, geslacht, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailgegevens. Daarnaast verzamelen wij informatie over uw Restaurant ID-punten en facturen.
Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de Restaurant ID diensten, alsook met uw toestemming.
e. Contactverzoeken, beoordelingen, klachten en commentaar
Indien u met ons contact op wenst te nemen omdat u een vraag, klacht of andere mededeling hebt over onze hotels of restaurants, onze dienstverlening, onze website(s) of app(s), zullen wij uw contactgegevens vragen zodat wij contact met u kunnen opnemen.
Indien u een online review of klacht plaatst op één van onze website(s), op sociale media of op een website van een boekingspartner over één van onze hotels of restaurants, onze dienstverlening, onze website(s) of app(s) ontvangen wij deze via het daarvoor gebruikte kanaal. Wij kunnen deze informatie gebruiken om met u in contact te treden over uw klacht of commentaar of onze dienstverlening te verbeteren.
Wij hebben een gerechtvaardigd belang (verbetering diensten en klachtenbeleid) om deze gegevens te verwerken. Door contactverzoeken of het achterlaten van uw gegevens via de contactformulier(en), website(s) etc. verleent u ons toestemming om met u contact op te nemen.
f. Beveiliging
Onze hotels, restaurants parkeerterreinen en garages zijn voorzien van camera-beveiliging om de veiligheid van onze gasten, medewerkers en bezittingen te bevorderen en diefstal en andere onregelmatigheden tegen te gaan.
Wij hebben een gerechtvaardigd belang (beveiliging) om deze gegevens te verwerken.
g. Kentekenregistratie
Voor registratie en betaling van parkeergelden, maken diverse Valk Exclusief vestigingen gebruik van kentekenregistratie. Indien u gebruik maakt van deze parkeerfaciliteiten wordt uw kenteken geregistreerd om uitvoering aan de parkeerdiensten te kunnen geven.
h. Nieuwsbrief en mailingen
Indien u gebruik maakt van onze diensten kunt u zich tevens aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Via onze nieuwsbrieven houden wij u door middel van gepersonaliseerde e-mails op de hoogte van exclusieve aanbiedingen en serviceberichten. Als u zich wilt aanmelden voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij uw titel, naam, geboortedatum en e-mailadres zodat wij u de nieuwsbrief kunnen toesturen. Ook registreren wij het tijdstip waarop u zich voor de nieuwsbrief hebt aangemeld. Wij maken gebruik van uw toestemming om deze gegevens te verwerken.
i. Prijsvragen
Valk Exclusief organiseert regelmatig prijsvragen en (win)acties via haar website(s) of via sociale media. Indien u reageert of meedoet, vragen wij naar uw naam- en contactgegevens. Deze worden gebruikt om de prijswinnaars op de hoogte te stellen, de actie uit te voeren en de respons op de actie te meten. Wij maken gebruik van uw toestemming om deze gegevens te verwerken.
j. (Direct) Marketing
Om aanbiedingen te doen in het verlengde van onze dienstverlening en die u interesseren verzamelen wij informatie over personen indien u onze website bezoekt, zoals demografische gegevens. Dit doen wij door middel van het plaatsen van cookies. Wij kunnen informatie over u verzamelen via derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites. Wij verwijzen naar de informatie over verzameling gegevens door middel van cookies onder hoofdstuk 6 in de Privacyverklaring.
k. Sociale media
Valk Exclusief is op verschillende sociale media te vinden, zoals op Facebook en Instagram. Valk Exclusief gebruikt social media plugins op haar website. Wanneer u op één van deze knoppen klikt en u zich registreert met uw social media account, verleent u toestemming voor het plaatsen van cookies en wordt informatie (naam, geslacht, woonplaats, geboortedatum, profiel) met ons gedeeld.
l. Alert List en contantenlijst
Valk Exclusief vindt het belangrijk om overlast en criminaliteit in haar hotels- en restaurant tegen te gaan. In dat kader hanteert Valk Exclusief een lijst (de Alert List) met daarop personen die op basis zwaarwegende redenen de toegang tot een hotel of alle Valk Exclusief is ontzegd. Ook houdt Valk Exclusief een contantenlijst bij tegen fraude en wanbetaling. Valk Exclusief heeft daarom een gerechtvaardigd belang voor deze gegevensverwerking.
Op basis van dit beleid kan Valk Exclusief in uitzonderlijke gevallen besluiten om een gast de toegang tot haar hotels of andere diensten te weigeren, of voorwaarden aan betalingsmethoden te stellen. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van het plegen van fraude, veroorzaken van overlast, overtreding van huisregels, het toebrengen van schade aan eigendommen van andere gasten of medewerkers van Valk Exclusief, het toebrengen van letsel aan andere gasten en/of medewerkers van Valk Exclusief of ander onbehoorlijk gedrag.
Valk Exclusief hanteert een strikt en zorgvuldig beleid rond de gegevensverwerking en de gegevensbeveiliging van de Alert Listen de contantenlijst. De normale privacyrechten van een betrokkene zijn hierop onverkort van toepassing (verwezen wordt naar hoofdstuk 10 van de Privacyverklaring).
m. Verwerking van gegevens van minderjarigen en kinderen
Valk Exclusief registreert naamgegevens, geslacht en geboortedatum van minderjarigen en kinderen indien zij aan uw Valkaccount worden toegevoegd of onder begeleiding of met toestemming van een ouder/voogd in één van onze hotels verblijven. Het is geen bewust doel van Valk Exclusief om andere gegevens van kinderen te verwerken, tenzij u het van belang acht dat informatie over uw kinderen onder onze aandacht wordt gebracht.
Valk Exclusief is wettelijk verplicht om deze gegevens te verwerken.
n. Verwerking van gegevens ten behoeve van corona-maatregelen
Door de overheidsmaatregelen, zijn wij als horecabedrijf verplicht om bij al onze gasten een gezondheidscheck te doen en bepaalde gegevens te registreren en te bewaren. Het betreft de volledige naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de datum van uw bezoek. Met uw toestemming bewaren wij ook voor maximaal 14 dagen uw antwoord naar aanleiding van voormelde gezondheidscheck.